Contabilidade para negócios digitais

Contabilidade para empresas SaaS e de software

Estrutura contábil e tributária para empresas de software com receita recorrente, clientes no Brasil ou exterior, sócios atuantes e operação que precisa crescer sem depender de respostas genéricas.

A Kontymax analisa atividade, regime tributário, Fator R quando aplicável, pró-labore, NFS-e, ISS, folha e organização contábil antes de recomendar qualquer mudança.

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Atendimento nacional
Processo remoto para empresas de tecnologia em todo o Brasil.
Análise antes da mudança
Regime, Fator R e pró-labore são comparados pelo custo total.
Abertura ou troca
Atendemos empresas novas e SaaS que já possuem contador.

Cenários recorrentes

Quando uma SaaS deixa de caber em uma contabilidade genérica

O modelo pode começar simples e ganhar complexidade rapidamente. Estes são alguns sinais de que a estrutura precisa ser revista.

Começou como freelancer e virou produto

A empresa cresceu a partir de desenvolvimento ou consultoria e hoje possui assinatura, software próprio, clientes recorrentes ou equipe.

Está no Anexo V e quer revisar o Fator R

A empresa precisa confirmar se a atividade está sujeita à regra, se folha e receita estão corretas e se qualquer mudança realmente reduz o custo total.

Recebe de clientes no exterior

Contratos internacionais, emissão de nota, ISS, natureza do serviço e documentação do recebimento precisam ser analisados em conjunto.

Sócios trabalham na operação

Pró-labore, INSS, distribuição de lucros e retiradas precisam refletir a atividade real e permanecer coerentes com a escrituração contábil.

Cresceu e a contabilidade não acompanhou

Mais faturamento, novos clientes, equipe, integrações e contratos podem exigir revisão do regime, da emissão e das rotinas mensais.

Quer trocar de contador sem parar a operação

A migração exige organizar acessos, procurações, saldos, folha, obrigações, notas e responsabilidades sem criar lacunas na rotina.

Estrutura da operação

Tributação, notas, sócios e receita precisam conversar entre si

A decisão tributária não deve ser isolada do modelo de receita, da folha, da emissão fiscal e da forma como os sócios trabalham na empresa.

Regime tributário

Simples Nacional, Lucro Presumido e outros cenários são comparados conforme atividade, faturamento, folha, clientes e projeção do negócio.

Fator R e pró-labore

Quando aplicável, revisamos a composição da folha e da receita e comparamos o efeito tributário antes de alterar a remuneração dos sócios.

NFS-e e faturamento

Código de serviço, NBS quando aplicável, município, ISS, retenções e fluxo de emissão precisam representar corretamente a operação.

Receita recorrente e conciliação

Assinaturas, contratos, gateways, bancos e recebimentos precisam ser conciliados com notas, receitas e movimentação financeira.

Equipe e prestadores

Folha, pró-labore, contratações, terceiros e obrigações trabalhistas ou previdenciárias são organizados junto com a estrutura da empresa.

Planejamento de crescimento

Entrada de sócios, expansão comercial, operação internacional e mudança de faixa de faturamento são avaliadas antes de virarem problema.

Simples Nacional e Fator R

A melhor decisão não é necessariamente a menor alíquota aparente

Para atividades sujeitas ao Fator R, atingir um percentual específico pode alterar o anexo. Isso não significa que aumentar pró-labore ou folha seja automaticamente a melhor escolha.

Tema	Evite	O que revisar
Faturamento	Não olhar apenas a receita do mês	Revisar histórico, recorrência, crescimento e projeção
Fator R	Não presumir que toda SaaS usa a regra	Confirmar atividade, folha e receita antes de simular
Pró-labore	Não alterar só para buscar uma faixa menor	Comparar DAS, INSS, IR e custo total
Exterior	Não tratar todo cliente estrangeiro como exportação	Analisar serviço, tomador, execução e resultado
Notas fiscais	Não repetir um código sem revisar a operação	Conferir serviço, município, ISS e classificação aplicável

Entender o Fator R Conhecer o planejamento tributário

Clientes no exterior

Receber do exterior exige analisar a operação, não apenas o país do cliente

Contrato, natureza do serviço, local do resultado, emissão fiscal e documentação do recebimento precisam estar coerentes para definir o tratamento correto.

Serviço prestado

Definir o que a empresa realmente entrega e como isso aparece em contrato, nota e cadastro fiscal.

ISS e resultado

Verificar se a operação atende às condições aplicáveis antes de tratar o recebimento como exportação de serviços.

Documentação

Conciliar nota fiscal, contrato, banco, câmbio e contabilidade para que a receita tenha suporte documental.

Onboarding

A empresa pode abrir agora ou trocar de contador já em funcionamento

O processo muda conforme o estágio da SaaS. Em ambos os casos, o objetivo é começar com responsabilidades, documentos e rotinas claramente definidos.

Entender o modelo SaaS

Mapeamos produto, tipo de receita, clientes, CNAEs, contratos, sócios, equipe, faturamento, exterior e estrutura atual da contabilidade.

Revisar a estrutura tributária

Conferimos regime, Fator R quando aplicável, pró-labore, emissão, ISS, retenções e pontos que podem exigir correção ou simulação.

Planejar abertura ou migração

Definimos documentos, acessos, responsabilidades, integrações e ajustes necessários para iniciar ou assumir a empresa sem improviso.

Acompanhar a rotina mensal

Fiscal, contábil, folha e atendimento passam a operar em um calendário integrado, com revisão quando o modelo ou o porte da empresa muda.

Como funciona a troca de contador Abrir uma empresa

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Dúvidas frequentes

Perguntas comuns antes de trocar ou estruturar a contabilidade

As respostas são gerais. O enquadramento final depende da atividade, dos contratos, dos dados fiscais e da estrutura de cada empresa.

Empresa SaaS pode optar pelo Simples Nacional?+

Pode ser possível, desde que a empresa cumpra os requisitos do regime e a atividade exercida seja compatível. A análise precisa considerar CNAEs, faturamento, estrutura societária, folha, clientes e a forma como a receita é gerada.

Toda empresa SaaS usa Fator R?+

Não. O Fator R se aplica a determinadas atividades de serviços. Quando a atividade está sujeita à regra, a relação entre folha e receita bruta pode influenciar o enquadramento entre os Anexos III e V. O primeiro passo é confirmar a atividade efetivamente exercida e a segregação correta das receitas.

Vale aumentar o pró-labore só para atingir 28% no Fator R?+

Essa decisão não deve ser tomada olhando apenas a alíquota do DAS. A alteração pode aumentar INSS, Imposto de Renda e outros custos. A comparação precisa considerar o custo total da empresa e dos sócios antes de qualquer ajuste.

Como uma SaaS deve emitir nota fiscal?+

A emissão depende da atividade, do município, do tipo de receita e do cliente. É necessário revisar cadastro, código de serviço, NBS quando aplicável, incidência de ISS, retenções e o fluxo do emissor utilizado pela empresa.

Empresa SaaS que recebe do exterior paga ISS?+

A análise depende da natureza do serviço e de onde ocorre o resultado da operação. Nem todo recebimento de cliente estrangeiro caracteriza exportação de serviços para fins de ISS. Contrato, tomador, execução e resultado precisam ser avaliados em conjunto.

Posso trocar de contador com a SaaS em funcionamento?+

Sim. A troca pode ser feita com a empresa ativa. O onboarding precisa organizar acessos, procurações, saldos, obrigações em andamento, folha, notas fiscais e a data de início da responsabilidade do novo escritório para evitar lacunas.

A Kontymax atende empresas SaaS fora de Porto Alegre?+

Sim. A página é nacional. A Kontymax possui unidades em Porto Alegre e Torres e atende empresas de tecnologia de outras cidades de forma remota, com processos digitais e contato direto com a equipe responsável.

Próximo passo

Vamos entender como sua SaaS funciona antes de propor mudanças

A primeira conversa serve para mapear regime, faturamento, produto, sócios, equipe, notas e exterior. A partir disso, definimos se o caso exige abertura, migração, regularização ou planejamento.

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