Cada vez mais utilizada, a assinatura online revela a disposição do brasileiro para realizar tarefas sem a necessidade de deslocamento, com maior segurança e custo reduzido. Se, por um lado, o governo vem incentivando o uso da assinatura eletrônica para as empresas e tornando-a uma obrigatoriedade, por outro, os serviços disponíveis relacionados à assinatura online também vêm aumentando gradativamente, tornando o usuário mais receptivo ao uso da tecnologia.
Hoje, são mais de sete milhões os certificados digitais válidos. Entre profissionais liberais e empreendedores, o uso da assinatura digital é recorrente. Mas uma parcela da população ainda está distante dessa tecnologia. Para dirimir dúvidas e entender o que é a certificação digital, como ela funciona e como pode trazer benefícios no dia a dia, um guia rápido pode ajudar:
O que é?
O certificado digital é uma identidade eletrônica com dados protegidos por chaves criptografadas que comprovam quem fez uma determinada transação, podendo ser utilizada por empresas e pessoas físicas.
Para que serve o certificado digital?
Para efeito de controle fiscal, o Governo é quem mais incentiva o uso da assinatura eletrônica. No entanto, não é só o Estado que tem benefícios com a adoção da certificação. O certificado digital serve para assinar e enviar documentos remotamente, cumprir com as obrigações fiscais e acessórias, no caso de uma empresa, realizar transações bancárias on-line, entre outras funcionalidades.
Quais os benefícios?
Os benefícios estão relacionados à segurança e celeridade operacionais, além da redução de custos, principalmente relativos a deslocamentos e autenticações. A assinatura digital dispensa o reconhecimento de firmas e como o envio dos documentos pode ser feito remotamente, não há necessidade de gastos com motoboys, por exemplo. Tudo o que é assinado, inclusive e-mails, passa a ter validade jurídica.
Quem precisa?
A certificação digital é obrigatória para empresas do Simples Nacional (SN) com mais de cinco funcionários. Empresas que emitem nota fiscal eletrônica (NF-e) e estão no regime de tributação de lucro real ou lucro presumido também precisam da certificação. Caso a empresa não atenda a obrigatoriedade, fica impedida de declarar as obrigações acessórias e pagar tributos, incorrendo no risco de multa.
Quais os tipos de certificação existentes?
Os certificados diferenciam-se por representar a assinatura digital de um CPF ou de um CNPJ. Podem ser instalados no computador, mantendo vínculo com o hardware (modelo A1) ou podem ser móveis (modelo A3), disponíveis em tokens ou cartões. A validade dos modelos A1 é de um ano. Os modelos A3 podem ter validade de um ano a três anos, dependendo do modelo adquirido.
Quanto custa?
Os custos de aquisição variam de cerca de 100 reais a 500 reais. O certificado e-CPF modelo A3, com validade de três anos, é o mais usado por profissionais de entidades de classe (OAB, Crea) e o e-CNPJ modelo A3, trianual, por empresas.
O profissional contábil pode utilizar seu certificado digital?
Sim, desde que seja feita uma procuração eletrônica dando poderes específicos a ele. É importante ressaltar que qualquer problema com o certificado digital é de responsabilidade de seu titular. Por isso a necessidade de discriminar quais serão as responsabilidades do profissional contábil quanto ao uso do certificado digital da empresa ou profissional liberal.
O que fazer no caso de perda ou roubo do certificado digital?
A primeira coisa a fazer é solicitar a revogação do certificado digital. Isso pode ser feito pessoalmente, em um estabelecimento físico, por carta ou e-mail. O processo de revogação do Certificado Digital é definitivo e uma vez realizado não é possível reverter, sendo necessária uma nova validação presencial.
Há outras razões para cancelar o certificado digital?
Sim. É necessário revogar o certificado quando houver alterações nos dados da pessoa física ou jurídica. A mudança da razão social de uma empresa ou de nome da pessoa física depois de um divórcio, por exemplo, requer revogação do certificado. A revogação também será necessária se houver esquecimento ou bloqueio de senha do cartão ou token e suspeita de acesso indevido, com comprometimento da chave privada.
